Научно-методическая конференция
«ИНТЕРНЕТ И СОВРЕМЕННОЕ ОБЩЕСТВО»

ВИРТУАЛЬНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ: АНАЛИЗ ОПЫТА УЧАСТИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ

Е.Г. Гаевская

Международный совет по научным исследованиям и обменам (IREX)
Алматы, Казахстан

Цель этой публикации заключается в том, чтобы ознакомить научных работников и преподавателей с опытом участия автора в виртуальной конференции (ВК) во время стажировки в США. Также автор делиться опытом проведения такой конференции в Казахстане и выводами, сделанными при сопоставлении этих конференций.

«Американская» конференция была организована Джимом Шимабукуро (Jim Shimabukuro) и Бертом Кимурa (Bert Kimura), сотрудниками University of Hawaii, в 2000 г. В ней принимали участие преподаватели университетов США и грантеры академических программ, финансируемых правительством США. Эта конференция произвела большое впечатление на участников, так как многие из них впервые получили возможность осознать, какие реальные перспективы дает Интернет людям, занимающимся исследовательской и преподавательской деятельностью. Естественной была попытка перенесения полученного опыта на отечественную почву. Осенью и зимой 2001 года эта идея была реализована как один из проектов Программы расширения доступа к Интернет (IATP), администрируемой Международным советом по научным исследованиям и обменам (IREX).

По определению организаторов гавайской конференции, виртуальная конференция (далее ВК) - это мероприятие, способствующее повышению квалификации научных работников и преподавателей, которое проводится полностью через Интернет. Такие конференции достаточно новы в жизни научных сообществ не только в странах СНГ, но и в Странах Запада. Наиболее распространена практика разработки веб-сайтов для проведения конференций, проходящих в традиционном формате. Специфика описываемой конференции в том, что она не имеет face to face (F2F) фазы и полностью проводится посредством Интернет.

Описывать ВК проще, сравнивая ее с традиционной конференцией. Так же, как и ее F2F двойник, виртуальная конференция проходит по расписанию в режиме реального времени. Она имеет дату начала и закрытия. Она также включает такую деятельность, как чат, который начинается и заканчивается в определенное время. Однако, в отличие от традиционной конференции, F2F (1) не связана с определенными географическими координатами; (2)не требует физического присутствия участников; (3) предоставляет неограниченные возможности для взаимодействия с участниками, выступающими на пленарных и секционных заседаниях, гостями и организаторами конференции; (4) имеет больше возможностей для сохранения материалов, то есть материалы большинства, если не всех дискуссий, проводимых посредством различных интернет-сервисов, могут быть записаны для того, чтобы просмотреть их в будущем; и (5) не имеет временных границ, то есть презентации и форумы доступны в любое время, когда участник начинает работу с ними.

Проведение ВК на Гавайях проходит в соответствии с процедурой, сложившейся в течение пяти лет. Конференция начинается с сессии «преконференция» за неделю или две до открытия ВК. Суть ее заключается в том, чтобы обучить участников навыкам использования технологий, на которых базируется работа ВК. Всем зарегистрированным участникам и презентерам рекомендуется присоединиться к этой деятельности. В процессе воркшопов они изучают навыки, позволяющие участвовать в чатах, форумах, виртуальных круглых столах и т.п. Это позволяет попрактиковаться в деятельности этих сервисов. Организаторы ВК в течение рабочего дня отвечают на вопросы, дают необходимые разъяснения. В дополнение к этим «активным сессиям» участники имеют возможность присоединится к «листу помощи», посвященному каждому из сервисов, посредством которых осуществляется конференция. Эти списки формируются экспертами (волонтерами из числа участников конференции).

В течение недели, предшествующей конференции, открывается специальная страница вебсайта (http://leahi.kcc.hawaii.edu), которая содержит презентации, она защищена паролем. В процессе регистрации участников происходит «распределение участников по секциям» посредством опроса о том, какая презентация представляет для них больший интерес. Каждое сообщение связывается со специальным листом рассылки, который предоставляет участникам возможность обсуждать идеи, изложенные в презентациях. Каждый презентер также включен в расписание пятнадцатиминутных сессий чатов, проходящих в течение трех дней конференции. В течение этих сессий участники «встречаются и разговаривают» с авторами презентаций.

Открытие конференции начинается с официального приветствия, которое происходит в назначенное время на форуме конференции. В дальнейшем форум станет одним из основных средств проведения конференции.

Важным направлением деятельности каждого дня конференции являются сессии чатов, предназначенных для того, чтобы выступающие и участники могли пообщаться друг с другом в реальном времени. Каждый участник конференции выбирает пятнадцатиминутный отрезок времени в течение одного дня трехдневной конференции. В отведенное время докладчик и заинтересованные участники «приходят» в соответствующую «чатрум», чтобы начать дискуссию. Насколько это возможно, сессии планируются так, чтобы они не совпадали. Однако часто одновременно проводится несколько сессий, так как количество докладчиков превышает количество временных отрезков.

За пять лет работы конференции организаторы расширили инструментарий конференции, что увеличило интерактивные возможности ВК. Первая ВК в Гавайском Университете была организована в 1990 г., и основной технологией, которая использовалась для ее проведения, была электронная почта. С 1995 года стали использоваться веб-страницы и чаты. Затем стали использоваться дополнительные форумы. Это листы рассылки, посвященные специальным темам или спорным вопросам, связанным с темой конференции. Координируют работу этих форумов волонтеры из числа зарегистрированных участников. Участники имеют возможность присоединиться к такому количеству форумов, к какому они пожелают. Например, в 2000 г. в течение трех дней конференции список людей, заинтересованных в живой дискусии, включал 316 человек, которые обсуждали 19 тем: от возможностей мошенничества в онлайн классе до методики обучения истории. «Творческие группы», возникающие в таких группах, часто существуют долгое время после закрытия конференции. Чтобы участники могли продолжить дискуссии, организаторы сохраняют необходимые страницы и листы рассылки до тех пор, пока это нужно участникам.

В 1999 г. в Гавайской ВК появился виртуальный круглый стол. Как и открытый форум, он предназначен для того, чтобы предоставить участникам возможность обменяться взглядами в реальном времени. Чтобы позволить участникам из разных временных зон принять участие в круглом столе, назначается несколько круглых столов по одной тематике в разное время. Участники находят на доске объявлений темы обсуждений, их время и адрес «чатрума». В указанное в расписании время они заходят «чатрум», и их имена появляются на листе участников «чатрума». Они могут просто читать материалы дискуссии, могут принять участие в диалоге, напечатав и отправив свои комментарии. На экране появятся их имена и напечатанные ими заметки.

В 2000 г. впервые была использована такая форма работы, как электронный панель-форум, характерной чертой организации которого было приглашение спикеров, которые представляли разнообразные ракурсы рассматриваемой темы. Участники конференции имели возможность присоединиться к этому списку. Доктор Кимура, со-руководитель конференции и директор Kapiolani Community College Educational Media Center, пригласил руководителей и экспертов высказаться по вопросу эффективности представления кратких сообщений на общий форум. Другие участники панельной дискуссии, а позже все участники, прислали свои «отзывы на эти отзывы». В результате был получен эффективный обмен мнениями, позволивший усовершенствовать работу общего форума.

Другим направлением деятельности были виртуальные туры по Гавайям и виртуальное кафе. Туры предназначались для того, чтобы дать участникам конференции представление о месте проведения конференции. Виртуальное кафе - это «чатрум», который был открыт в течение трех суток, пока проходила конференция. Участники могли «заглянуть» в него в свободное время, чтобы встретиться с другими участниками, обсудить рабочие вопросы, познакомиться поближе, просто поболтать.

Анализ участия в виртуальной конференции позволил автору прийти к ряду выводов. Основной - вряд ли имеет смысл сравнение конференций, проводимых в виртуальном и традиционном формате. Каждая из них имеет свои плюсы и минусы. Среди преимуществ виртуальной конференции можно назвать доступ к материалам конференции; возможность лучшего распределения своего времени участниками; увеличение возможностей для общения; возможность не прерывать ежедневную работу; дешевизна участия.

С точки зрения автора, наибольшее впечатление производят возможности для развития профессиональных контактов. В процессе конференций, проходящих в традиционном формате, мы никогда не надеемся встретиться со всеми участниками или посетить все презентации. В ходе виртуальной конференции это возможно при наличии времени, желания и т.п. На традиционных конференциях основные докладчики недоступны для большинства участников. Однако в онлайновых конференциях участники, прочитавшие выступления спикеров и их биографии, лучше подготовлены к работе в конференции и, следовательно, более эффективно строят свое общение с коллегами.

Очевидно, что одним из условий успешной научной деятельности является расширение возможностей информационного обмена и научных дискуссий. Поэтому одним из наиболее эффективных направлений по распространению профессионального опыта, полученного в США, автор считает предоставление научной общественности СНГ возможностей участия в таких конференциях. Наиболее благодарной в этом смысле аудиторией являются специалисты, прошедшие стажировку за рубежом. Причин тому несколько, во-первых они имеют доступ к Интернету, во-вторых у них достаточно неплохо развиты базовые навыки использования компьютеров и Интернет, и наконец, они заинтересованы в развитии своих «западных контактов», что эффективнее всего осуществляется именно виртуальными методами. Кроме того, научные работники, стажировавшиеся за рубежом, являются «носителями информации» о современных методиках информационного обмена в научном сообществе. Следовательно, со временем они смогут организовывать аналогичные мероприятия в своих университетах.

Однако в силу ряда причин имеются серьезные препятствия на пути развития ВК в Центральной Азии. Среди наиболее часто упоминающихся - дороговизна Интернета, отсутствие компьютерного парка в научных учреждениях и компьютеров на дому у научных работников. Эти причины, безусловно, нельзя не признать важными. Однако наши исследования показывают, что эти проблемы в значительной степени преувеличены. 73 % вузов Казахстана имеют компьютерные парки, превышающие 50 машин. Такой статистики по частным пользователям, к сожалению, нет. Однако опросы, которые проводились в рамках переписи населения в 1999 г., позволяют сделать вывод, что около 35% населения Казахстана имели компьютеры, 38 % из них использовалась в образовательных целях и 29% были подключены к Интернет. Очевидно, что эти цифры имеют тенденцию к увеличению.

Не менее серьезной проблемой, на наш взгляд, является отсутствие разработанной процедуры проведения виртуальных конференций. Разработка упомянутой процедуры стала основной целью проведения Первой виртуальной конференции выпускников Программ, финансируемых Правительством США.

В качестве средства для проведения конференции мы использовали сайт www.iatp.kz. В рубрике «Publications» были размещены статьи участников конференции, в рубрике services/chat были организованы сессии чатов.

За месяц до конференции на сайте был размещен аннона о проведении конференции. Учитывая основную цель конференции, мы предложили потенциальным участникам работу по следующим секциям:

1. Продолжение исследования, начатого в США;

2. Возникновение и развитие виртуального сообщества в Казахстане;

3. Возникновение и развитие ассоциаций выпускников Программ, финансируемых Правительством США;

4. Впечатления от стажировки - советы организаторам.

Организация и проведение конференции включали следующие этапы:

Нами были получены более 80 публикаций, из которых наиболее интересными были признаны 37. В процентном отношении количество публикаций распределялось следующим образом: секция №1 - 82 %; №2 - 9 %; №3 - 8 %; №4 - 1 %.

Конференция была открыта 12 октября и закрыта 21 декабря 2001 г.

Основными технологиями, которые мы использовали, были электронная почта и чаты. Основные проблемы, с которыми мы столкнулись, были связаны с отсутствием у коллег навыков работы в виртуальной конференции. Поэтому первый месяц ушел на тренинги. Однако в конце ноября - декабре 2001 г. развернулись реальные дискуссии о путях реализации исследований, которые были проведены в университетах США. В чате, где закрывалась конференция, участники приняли резолюцию о том, что конференция была успешной и ее опыт нуждается в тиражировании; также они выразили заинтересованность в проведении Второй виртуальной конференции. По итогам Первой конференции выпущен сборник материалов. В 2003 мы планируем провести Вторую конференцию, учитывая уроки предыдущей и развивая ее успехи.

Список информационных ресурсов

1. Виртуальный университет. Конференции (http://book.by.ru/)

2. Виртуальный Унивеситет Европы и Центральной Азии (http://www.iis.ru/ecavu/)

3. Кафедры ЮНЕСКО в Российской Федерации (http://www.unesco.ru)

4. Central European Education Network (http://www.ceenet.org)

5. From TRADITIONAL TO VIRTUAL UNIVERSITIES, a debate on the impact of new technologies on higher education. Paris, October 8 (www.unesco.org/opi)

6. Association of Virtual Universities, Colleges, and Schools (AVUCS) (http://www.avucs.com)

[Аннотация на английском языке]

Опубликовано: Гаевская Е.Г. Виртуальные конференции: анализ опыта участия и организации // Технологии информационного общества - Интернет и современное общество: труды V Всероссийской объединенной конференции. СПб., 25 - 29 ноября 2002 г. СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2002. С. 168-171.

Ориг. URL — http://ims2002.nw.ru/02-r3f13.html